Como construir seu planejamento e garantir que será cumprido?

19/01/2023

Leia o artigo da área de Planejamento, Gestão e Governança (PGG) do CIEDS

Olhar para o futuro é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de uma instituição, inclusive do terceiro setor. Mas é importante fazê-lo sem se desconectar do presente, das tendências e, especialmente, dos contextos socioeconômicos em que se está inserido. Por isso, uma das etapas mais importantes para a gestão eficaz de qualquer organização é o planejamento. No CIEDS, desde os nossos primeiros anos – e não são poucos, visto que completamos o marco de 25 anos de atuação em 2023 – sempre pensamos no futuro considerando o tripé: governança, planejamento estratégico e monitoramento.

Este artigo foi construído coletivamente pela área de PGG (Planejamento, Gestão e Governança), uma das equipes autogeridas formadas na instituição em 2021. Ao longo do texto, você vai conhecer um pouco mais sobre os aspectos de governança do nosso modelo de gestão, o qual chamamos de Prosperidade 360, e entender como nossos fluxos e processos podem ajudar a sua organização a construir um planejamento sólido e, é claro, a garantir que ele será cumprido, com rotinas de monitoramento.


Diferença entre planejamento estratégico e operacional

O planejamento estratégico tem como objetivo definir onde uma instituição quer chegar, considerando uma perspectiva de médio ou longo prazo e de construção de estratégias macro. Ele deve se relacionar diretamente com a missão institucional, considerando os contextos internos e externos.

Já o planejamento operacional tem como foco buscar aquilo que será mais eficaz para as atividades cotidianas e mais eficiente nas formas de otimizar as entregas das equipes. Ele deve dar suporte e garantir o sucesso do planejamento estratégico.


Construção de objetivos e iniciativas

Para que o CIEDS alcance os resultados de impacto socioambiental positivos esperados, a equipe de Planejamento, Gestão e Governança constrói um planejamento estratégico a partir de um processo que envolve mapeamento de macrotendências; hackathons disruptivos, com forte aspecto de inovação; convidados externos que trazem novos olhares; entre outras dinâmicas internas e externas. Clique aqui e saiba mais detalhes de como realizamos essa construção.

Para dar forma ao planejamento estratégico, fazemos uso do desenho de iniciativas estratégicas, que são desenvolvidas a partir dos objetivos institucionais. No CIEDS, trabalhamos para que elas sejam sempre inovadoras, orientativas, e que representem a base para a formulação de nossos projetos, programas e ações, durante todo o ano. São justamente esses norteadores estratégicos que irão garantir a sustentabilidade da organização e a prosperidade de nossos públicos.

É importante que objetivos e iniciativas sejam escritos de forma clara e a partir de demandas reais. Devem ser necessários, exequíveis e factíveis, dentro da capacidade organizacional, evitando excessos e garantindo que a instituição proverá recursos para que sejam realizados.

 

Definição de indicadores de sucesso

Os indicadores são uma ferramenta para tangibilizar o sucesso de uma ação. O indicador de sucesso deve materializar-se em cifras tangíveis ou em uma entrega concreta que possa evidenciar a conclusão da iniciativa estratégica em questão, considerando os recursos, prazos e qualidades acordadas.
Essa etapa é fundamental, principalmente para que a equipe possa entender com clareza o que se espera das iniciativas e para que as lideranças possam ter o processo de monitoramento otimizado.

 

Em ação: prazos e entregas por etapas

É importante estabelecer prazos factíveis, para que as equipes dêem conta de colocar o planejamento em ação. Uma boa prática é a de olhar calendário e agendas para definição, sempre pensando em resultados a curto, médio e longo prazo.
Para garantir a qualidade e a agilidade das entregas, a entrega por etapas é uma boa ferramenta: ajuda a desenvolver um projeto ou solucionar um problema ao dividi-lo em tarefas menores, que são aprovadas a cada etapa, representando ações possíveis de serem cumpridas em curtos períodos e garantindo que a entrega final será aquilo que se espera. Esse fluxo de entregas foi uma adaptação do CIEDS à clássica ferramenta de sprints, da metodologia ágil, a partir das necessidades da instituição.

 

Rotinas de monitoramento

Cotidianamente, nos aprimoramos para continuar entregando o melhor valor para nossos principais públicos: beneficiários, parceiros financiadores e colaboradores. Por isso, planejar é tão importante para o CIEDS e é algo que está em nosso DNA. E, justamente por isso, já atingimos um nível de maturidade institucional em que entendemos o planejamento como um organismo vivo, que precisa ser acompanhado e revisitado inclusive em curtos espaços de tempo.

Portanto, é na rotina de monitoramento que as equipes e lideranças fazem o acompanhamento das ações e prazos para a garantia da qualidade das entregas, além do alinhamento conceitual das iniciativas estratégicas, possíveis repactuações, entendendo o que faz sentido adicionar, excluir ou adaptar, já que vivemos em um mundo BANI (sigla que originalmente define Brittle, Anxious, Non-linear, Incomprehensible; em português, frágil, ansioso, não linear e incompreensível), que demanda flexibilidade, agilidade e adaptabilidade.

Essas discussões constantes se dão principalmente em nossos Círculos de Gestão, que são ambientes de discussões e orientações estratégicas. Eles garantem a integração e a diversidade da instituição, de maneira circular e democrática, com a presença de diferentes áreas, cargos, projetos, regionalidades, etc. As discussões táticas e operacionais nos círculos subsidiam uma tomada de decisão estratégica ainda mais efetiva, garantindo coerência entre os mais diferentes aspectos de gestão e governança.

Os círculos representam um dos principais rituais de nosso modelo de gestão. Essa dinâmica também contribui para que as pessoas se sintam mais envolvidas e engajadas nos aspectos que mais importam em nosso dia a dia.

Atualmente, estamos organizados nos seguintes círculos de gestão: Liderança; Geração de Valor; Gente e Cultura; e Sustentação. Os encontros incorporam os rituais de acompanhamento das iniciativas estratégicas e de resultado de indicadores – é neste momento que as equipes desenvolvem outros planos de ação, quando necessário.

Tais metas de performance ainda são acompanhadas em uma agenda específica com cada área programática: Educação; Empreendedorismo; Engajamento Comunitário; e Inclusão Social e Bem-Estar. Além disso, o modelo de gestão Prosperidade 360, desenvolvido pelo CIEDS, também prevê a realização das chamadas reuniões ampliadas, que são quinzenais e comuns a todos os colaboradores, em que são compartilhadas atualizações de projetos, boas práticas institucionais, impactos, resultados e informes institucionais.

 

Pesquise e inspire-se!

Seja sua instituição de pequeno, médio ou grande porte, construir um planejamento sólido e garantir rotinas de monitoramento são práticas fundamentais para sua sustentabilidade. Inspire-se sempre em organizações reconhecidas do seu setor para criar a sua própria estrutura organizacional, que funcione para a realidade da sua instituição.

Texto por: Adriano Oliveira, Beatriz Biazão, Carolina Müller, João Gurgel e Nathacha Ferreira

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